信息内容安全技术国家工程实验室

　　档案管理规定

                                                                                                                                                    

 

第一章 总则

　　第一条、档案管理是保障信息内容安全技术国家工程实验室（以后简称“实验室”）档案准确性和完整性的前提，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中国科学院各类档案建档规范、以及中国科学院信息工程研究所档案管理办法，为使本实验室档案管理工作逐步制度化、规范化，特制定本管理办法。

　　第二条、实验室应明确一名领导主管档案工作，设置专职档案员负责档案工作的业务管理，建立档案管理网，明确档案管理工作职责。由职能部门和各个平台设置兼职档案员开展具体的档案收集与整理工作，形成全室由上至下职责明确、管理有序的档案管理模式。

　　第三条、实验室应把档案工作列入每年度工作计划，年终对档案工作开展情况进行总结。实验室负责人定期听取工作汇报，及时研究解决档案工作中存在的实际问题，为档案工作提供保证和条件。

　　第四条、在实验室的各类档案管理工作中，需严格执行档案管理制度。与外单位有合作项目的，在签订对外合同时，需在合同条款中指明档案制约措施。　　                                                                                     

第二章 档案的管理、归档和接收办法

　　第五条、国家工程实验室档案包括在综合管理、科研业务管理、财务与资产管理、基建管理等过程中形成的具有保存价值的档案。在档案的管理过程中，需做好档案的分类整理工作。各类档案的归档范围和要求参考中国科学院建档规范：

　　1、综合管理文件的归档范围包括实验室的立项文件、理事会情况、技术委员会情况、相关规章制度和工作简报等；

　　2、平台/设备文件的归档范围包括平台建设和调试的过程文件、设备的申购、验收流程文件等；

　　3、软件的归档范围包括软件的申购、验收流程文件和指定的交付材料等；

　　4、科研课题文件的归档范围包括课题研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励等阶段所形成的有关文件等；

　　5、基建文件的归档范围包括新建、改扩建实验室等工程文件等；

　　6、财务档案的归档范围包括会计凭单、账簿等档案目录；

　　7、声像文件的归档范围包括在实验室重要工作和活动中直接形成、具有保存价值，并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。

　　第六条、专职档案员的职责是组织、监督、指导、检查各类档案的收集、整理、预立卷及归档工作，同时完成各类档案的接收、完善、保管和利用、统计工作。兼职档案员的职责是按照文件归档范围和保管期限的具体规定进行档案分类、整理、预立卷和归档。

　　第七条、实验室兼职档案员于每年第一季度前收集上一年的归档材料；整理完毕后，于第二季度向专职档案员移交。接收时，双方应根据案卷目录认真进行检查、核对和清点，并履行签字手续。

　　第八条、凡属归档材料必须有依托单位签章、实验室主任签字或材料编写人员签字，须标明材料形成的日期。纸质材料以A4规格大小为准。照片、音带、光盘等载体材料须标明事由、时间、地点、人物等。归档的文件要纸质良好、字迹清晰，禁止使用铅笔和圆珠笔书写签批。

　　第九条、归档材料要系统完整，保持文件之间的历史联系、区分不同的保存价值，使组成的案卷能够真实地反应各项工作的历史面貌，便于保管和利用。其中，来文和复文、请示和批复、正文和副本（附件）、转发和原件均需保持齐全；

　　第十条、归档的案卷需要符合以下规范：

　　1、整理好的每一案卷需编写案卷标题及案卷目录；

　　2、案卷标题应简明扼要，确切反映案卷内容，一般包括作者、问题和名称三个部分；

　　3、按照中国科学院档案建档规范保管期限表中的具体规定，注明每一案卷的保管期限（分永久、长期、或短期）；

　　4、划分案卷的保密等级，分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级标识本卷密级。

　　5、每一卷内的文件材料需要编写页码和填写卷内目录、备考表并装订成册；

　　6、案卷需填写案卷封面及卷盒脊。

    第十一条、档案的借阅和利用遵守中国科学院信息工程研究所档案借阅管理规定。     

                                                                                                                                                            

第三章 附则

　　第十二条、本规定由实验室负责解释。

　　信息内容安全技术国家工程实验室

　　2013年4月